FoU-avdrag: därför krävs löpande uppföljning

Är ni trygga med att verksamheten fortfarande uppfyller kraven för FoU-avdrag? Att ett projekt kvalificerar vid start innebär inte att samma bedömning gäller under hela projektperioden. Projekt, arbetsuppgifter och arbetstid kan förändras – och utan löpande uppföljning ökar risken för felaktiga avdrag. I den här artikeln går vi igenom varför löpande uppföljning är viktigt, vad ni behöver följa upp och hur ni skapar en tryggare process för FoU-avdraget.

Vad behöver företag följa upp och varför?

FoU-avdraget innebär en nedsättning av arbetsgivaravgifterna för personer som arbetar med forskning eller utveckling och uppfyller de krav som anges i regelverket. För att avdraget ska kunna tillämpas korrekt behöver både FoU-arbetets innehåll och de anställdas arbetsinsatser bedömas och följas upp. Företaget behöver kunna visa vilka aktiviteter som har utförts, vilka medarbetare som omfattats och hur deras arbetstid har fördelats.

Förändrade arbetsuppgifter kan påverka rätten till FoU-avdrag

Eftersom FoU-avdraget hanteras genom arbetsgivardeklarationen behöver bedömningen kunna stödjas för de månader då avdraget görs. Förutsättningarna kan förändras från en månad till nästa, både på projektnivå och individnivå.

Ett utvecklingsprojekt kan exempelvis successivt övergå till implementering, produktanpassning eller förvaltning. På samma sätt kan en specialist som tidigare arbetat operativt med utveckling gradvis få mer ansvar för projektledning, administration eller kunddialog. Det behöver inte handla om stora organisatoriska förändringar. En medarbetare kanske tillfälligt stöttar en annan avdelning eller lägger mer tid på ett kundprojekt än planerat.

Varje förändring kan vara liten i sig, men tillsammans kan de innebära att den ursprungliga bedömningen inte längre speglar det arbete som faktiskt utförs. Regelbunden uppföljning av projekt, arbetsuppgifter, tidsredovisning och dokumentation gör det lättare att fånga upp förändringar i tid och säkerställa att underlagen är aktuella.

Checklista för löpande uppföljning av FoU-avdrag

En bra utgångspunkt är att regelbundet följa upp både projektet och de medarbetare som omfattas av avdraget:

På projektnivå:

• Bedrivs fortfarande samma typ av FoU-arbete som låg till grund för den ursprungliga bedömningen?
• Har projektet gått över i en mer kommersiell, administrativ eller löpande fas?
• Bedrivs arbetet fortfarande systematiskt enligt en tydlig plan eller metod?

På individnivå:

• Arbetar samma personer fortfarande med de kvalificerade FoU-aktiviteterna?
• Har någon medarbetares roll eller arbetsuppgifter förändrats?
• Uppfyller varje person fortfarande de aktuella tidskraven?
• Stämmer tidsredovisning och övrig dokumentation med det arbete som faktiskt utförts?

Genom att följa upp dessa frågor regelbundet kan företag upptäcka förändringar i tid och säkerställa att dokumentationen speglar den faktiska verksamheten.

Bristande dokumentation kan innebära risker 

Brister i uppföljningen märks sällan i det skede då avdraget görs. Företaget kan tillämpa FoU-avdraget under en längre period samtidigt som projekt, arbetsuppgifter och resursfördelning successivt förändras.

Utmaningen kan uppstå först vid en senare kontroll, när företaget behöver visa varför arbetet bedömts som kvalificerat, vilka personer som omfattats och hur kraven varit uppfyllda under respektive period.

Om dokumentationen bygger på en äldre bedömning som inte längre speglar den faktiska verksamheten kan det bli betydligt svårare att i efterhand styrka avdraget. Det kan i sin tur leda till att delar av avdraget ifrågasätts eller behöver korrigeras.

Regelbunden uppföljning skapar därför inte bara bättre kontroll över avdraget här och nu. Den gör också företaget bättre förberett om Skatteverket senare begär underlag för granskning.

Så skapar ni en tryggare process för FoU-avdraget

För att tillämpa FoU-avdraget korrekt räcker det sällan med en bedömning endast vid projektstart. När projekt, roller och arbetsinsatser förändras behöver även bedömningen och dokumentationen hållas aktuella.

På Aspia hjälper vi företag att genomföra eller skapa en struktur för både initial bedömning och löpande uppföljning av FoU-avdraget. Det kan omfatta uppföljning av projektens utveckling, medarbetarnas arbetsinsatser, tidskrav och dokumentation. På så sätt kan förändringar fångas upp i tid och avdraget baseras på ett tryggare underlag som speglar den faktiska verksamheten.