Varför du som arbetsgivare behöver ha koll på semesterlöneskulden

En semesterlöneskuld är den skuld som en arbetsgivare har till sina anställda för intjänade men ännu inte uttagna semesterdagar. I den här artikeln går vi igenom vad semesterlöneskuld innebär och varför det är viktigt att hålla den uppdaterad.

Vad är semesterlöneskuld?

Semesterlöneskuld avser den totala upplupna semesterlönen de anställda har tjänat in och måste bokföras löpande av arbetsgivaren. Semesterlöneskulden ökar för varje semesterdag som arbetstagaren tjänar in, och minskar vid varje betald semesterdag som tas ut.

Eftersom semesterlön beräknas utifrån en anställds aktuella lön ökar kostnaden för semesterlönen i takt med att lönen ökar. Sparar den anställda sina semesterdagar byggs semesterlöneskulden på och semesterlönen bli dyrare när den slutligen ska betalas ut av arbetsgivaren. 

Se till att semestern tas ut

Under sommarmånaderna tar de flesta i Sverige ut större delen av sin semesterledighet, men det går givetvis att ta ut semester även vid andra tidpunkter. För att som arbetsgivare säkerställa att semesterlöneskulden vid årets slut är korrekt är det viktigt att i god tid innan semesteråret är slut (vanligtvis i slutet av mars) stämma av att de anställda faktiskt har tagit eller planerat att ta ut sin ledighet. 

Om den anställda inte har tagit ut minst 20 semesterdagar

Enligt semesterlagen är det arbetsgivarens ansvar att se till att de anställda tar ut minst 20 av årets semesterdagar per år (eller så många som har tjänats in). Det är därför viktigt att löpande stämma av antalet dagar per anställd. Skulle det visa sig att en anställd inte har tagit ut minst 20 semesterdagar är det bra att stämma av att personen har planerat in ledighet vid en annan tidpunkt. Om ledigheten inte är planerad är det viktigt att upprätta en plan för att se till att semesterdagarna tas ut innan semesteråret är slut. Har den anställda missat att rapportera in uttagna semesterdagar är det viktigt att rätta till det omgående, så att semesterlöneskulden blir korrekt.
 
Det är viktigt att både anställda och chefer vet vad som gäller. Med tydliga regler i personalhandboken eller i policys undviker man eventuella oklarheter gällande uttag och redovisning av semesterledighet.

Säkerställ korrekt hantering av semesterlönegrundande bonus och provision

Semesterlön beräknas inte enbart på den fasta lönen – även rörliga ersättningar som bonus, provision och OB kan vara semesterlönegrundande enligt lag, kollektivavtal och individuella anställningsavtal.
  
För att undvika misstag är det avgörande att: 

Granska regelverket

Säkerställ att ert lönesystem tar hänsyn till gällande lagstiftning och avtal. 

Tolka kollektivavtal korrekt

Olika avtal har varierande regler kring semesterlönegrundande ersättningar. Se till att förstå och tillämpa dem rätt.

Tydliggör anställningsavtal

Var transparent med hur bonus och provision påverkar semesterlönen och dokumentera detta tydligt.

Följ upp och korrigera

Regelbundna kontroller av semesterlöneskulden minskar risken för felaktiga utbetalningar och framtida tvister, samt underlättar planering av likviditet och kostnader. Vi rekommenderar att stämma av månadsvis efter varje lönekörning eftersom nya semesterdagar tas ut och tjänas in samt nya och avslutade anställningar påverkar skulden. Semesterskulden är en balanspost som måste redovisas korrekt i företagets årsbokslut. Om företaget gör kvartal- eller halvårsbokslut behöver semesterskulden stämmas av för att få en rättvisande bild av kostnaderna.  

Inför ett bolagsförvärv är det avgörande att semesterskulden är korrekt avstämd – annars riskerar ni obehagliga överraskningar. Läs mer om HR:s roll vid företagsförvärv.