Byte av HR- och lönesystem – från upphandling till lyckad implementation

Många organisationer ser idag över sina HR- och lönesystem för att möta ökade krav på digitalisering, automatisering och bättre beslutsstöd. Ett systembyte är dock betydligt mer än ett teknikprojekt. För att lyckas krävs en strukturerad process och ett tydligt fokus på både verksamhet och användare. I den här artikeln går vi igenom de fyra viktigaste framgångsfaktorerna för ett lyckat systembyte.

1. Börja med behoven

Grunden för ett lyckat systembyte är att definiera verksamhetens mål och krav. Genom att involvera HR, lön, ekonomi, IT och verksamheten tidigt så skapas en gemensam kravbild som blir vägledande genom hela projektet. Det är dock viktigt att förstå att man behöver begränsa kraven och att man med fördel skapar en lista med skall-krav som inte är förhandlingsbara och en lista med önskemål som blir ett plus om de uppfylls av systemet.  

2. Välj rätt leverantör 

När kraven är tydliga kan upphandlingen påbörjas. Det är viktigt att inte enbart jämföra funktionalitet utan även väga in användarupplevelse, integrationsmöjligheter, skalbarhet, support, implementeringsstöd och den totala kostnaden över tid. Ett gott samarbete med leverantören där det finns lättillgängliga resurser och är högt i tak är en framgångsfaktor.  

3. Lägg tid på data och testning 

Datamigrering och testning är ofta de mest kritiska momenten. Kvalitetssäkrad data och noggranna tester minskar risken för avbrott och fel efter driftsättning. Det är därför viktigt att avsätta ordentligt med tid och resurser för det här arbetet. Det är också viktigt att vara metodisk och göra tester utefter uppsatta protokoll. Det är bättre att skjuta på den skarpa driftsättningen någon månad om man är osäker på om grunderna i systemet såsom personuppgifter, uppgifter om lön och förmåner och skatt mm inte är korrekta. Andra delar kan man ofta finjustera efter hand vid behov.  

4. Fokusera på människorna 

Tekniken är sällan den största utmaningen. Förankring, utbildning och förändringsledning är ofta avgörande för hur väl det nya systemet tas emot och används i organisationen. Det är ofta bra att implementera en grund av systemet initialt för att sedan när skala upp med flera funktioner och moduler.  

Från systembyte till verksamhetsnytta

De organisationer som lyckas bäst kombinerar tydliga mål, stark projektstyrning, hög datakvalitet och ett aktivt arbete med förändringsledning. Då skapas förutsättningar för att realisera den nytta som var anledningen till systembytet från början.  

Aspia Interim consulting erbjuder erfarna konsulter inom HR och löneområdet som kan stötta genom hela systembytesresan, från planering/projektledning och upphandling till implementering och förvaltning.