När företaget blir arbetsgivare – en guide för dig som ska anställa

Att anställa för första gången är ett stort steg, både ekonomiskt och socialt. Som arbetsgivare är du plötsligt ansvarig för att betala in nya skatter, skriva avtal, teckna försäkringar, hantera löner och ha koll på arbetsmiljön. I vår guide går vi igenom sex saker som du behöver tänka på när du ska bli arbetsgivare.

1. Registrera ditt företag som arbetsgivare

Först och främst behöver du registrera ditt företaget som arbetsgivare. Det kan göras via en blankett från Skatteverket (SKV 4620) eller via e-tjänsten på verksamt.se

2. Välj anställningsform och omfattning

Enligt lagen om anställningsskydd (LAS) gäller en anställning tills vidare om inget annat anges. Då löper anställningen på till någon av parterna säger upp avtalet och uppsägningstiden löpt ut. För att som arbetsgivare kunna säga upp en anställd krävs sakliga skäl.

Det går även att avtala om tidsbegränsad anställning, och då bland annat i anställningsformerna särskild visstidsanställning och vikariat. Tidsbegränsad anställning innebär att det finns ett start- och ett bestämt slutdatum för anställningen.

Att anställa en arbetstagare kan vara ett stort steg och innebära stora kostnader. Därför är det viktigt att du som arbetsgivare har koll på vilka anställningsformer som finns och vad som passar din situation. 
En anställning avser heltid, 100%, om inte något annat har avtalats. Känner du som blivande arbetsgivare en osäkerhet kring behovet, kan en metod vara att anställa i en tidsbegränsad anställning alternativt i en lägre omfattning, för att kunna utvärdera behovet.

3. Skriv anställningsavtal

En anställd har rätt att få viktiga delar av anställningens villkor angivna i skriftlig form senast en månad efter att arbetet har påbörjats. Det handlar exempelvis om arbetsuppgifter, utförandeort, normal arbetstid, begynnelselön, och semester. Men redan vid anställningstillfället är det bra att teckna ett anställningsavtal, där grundläggande information om anställningens villkor ingår. 

I vår artikel Anställningsavtal  – Allt du behöver veta, går vi igenom vad ett anställningsavtal är och besvarar vanliga frågor om det.

4. Betala skatt och arbetsgivaravgifter

Det är du som arbetsgivare som drar av skatt från arbetstagarens lön innan du betalar ut lönen. Du är även skyldig att upplysa den anställda om hur mycket skatt du dragit av. Hur mycket skatt som ska dras av framgår i aktuell skattetabell på den anställdas A-skattsedel. Antingen ber du den anställda skriva ut sin A-skattsedel från Skatteverket och ge den till dig, eller så gör du en CSR-förfrågan från Skatteverket.

Som arbetsgivare ska du skicka in en arbetsgivardeklaration och betala in skatt och arbetsgivaravgifter senast den 12e i månaden efter att lönen betalas ut. Kontrolluppgifter ska skickas in senast den 31 januari året efter att lön har betalats ut.

5. Teckna obligatoriska försäkringar

Om ditt företag blir medlem i en arbetsgivarorganisation blir du automatiskt bunden av kollektivavtal. Även medlemskap i branschorganisationer kan medföra att ditt företag binds av gällande kollektivavtal. Väljer ditt företag att sluta avtal direkt med ett fackförbund kallas det i stället hängavtal.

Är ditt företag bundet av någon av avtalsformerna ovan måste avtalsförsäkringar tecknas. För arbetare tecknas avtal med Fora, medan tjänstemän kräver att fler aktörer kontaktas, t.ex. Collectum för ITP. Är ni inte bundna av kollektivavtal eller hängavtal är det frivilligt att teckna försäkringar. 

6. Ta ansvar över arbetsmiljön

Det är enligt arbetsmiljölagen arbetsgivarens skyldighet att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. I takt med att antalet medarbetare växer ökar dessutom kraven på arbetsgivarens arbetsmiljöansvar. Vid tio anställda ska det systematiska arbetsmiljöarbetet dokumenteras och en arbetsmiljöpolicy finnas på plats. När arbetsgivaren har 25 anställda ska arbetet med aktiva åtgärder dokumenteras, med undantag för lönekartläggning, som ska dokumenteras redan vid 10 anställda. Vid 50 anställda ska företaget ha en så kallad skyddskommitté, ett organ samråder om arbetsmiljön. 

När ditt företag blir fler än 15 anställda rekommenderar vi på Aspia att ni skapar en personalhandbok, där ni systematiskt beskriver företagets arbetssätt och rutiner. Genom att upprätta en personalhandbok kan ni sänka de administrativa kostnaderna och skapa en trygg och rättvis arbetsplats.