Nya regler om tjänsteställe föreslås från 1 januari 2027

I september överlämnade regeringen lagrådsremissen Modernare och enklare skatteregler för arbetslivet. Remissen innehåller flera förslag som syftar till att anpassa skattereglerna till ett mer flexibelt arbetsliv med ökat distans- och hybridarbete. I centrum står omfattande förändringar av reglerna om tjänsteställe, men även en definition av tjänsteresa i lag föreslås. Ändringarna föreslås träda i kraft den 1 januari 2027.

Kort om de viktigaste förslagen

Regeringen föreslår bland annat att

• tjänstestället ska fastställas utifrån arbetsgivarens eller uppdragsgivarens avsikt när anställningen eller uppdraget påbörjas
• en ny regel införs för hur tjänstestället ska bestämmas
• särskilda regler införs för bygg- och anläggningsbranschen
• begreppet tjänsteresa definieras i inkomstskattelagen
• reglerna om avdrag för ökade levnadskostnader förenklas
• avdragen för tillfälligt arbete och dubbel bosättning ersätts av ett gemensamt avdrag
• reglerna för enskilda näringsidkare och delägare i handelsbolag anpassas till de nya reglerna om tjänsteställe.

Nya spelregler för fastställande av tjänsteställe

Tjänsteställets placering är central eftersom den påverkar om en resa ska behandlas som en tjänsteresa eller en privat arbetsresa. Det får i sin tur betydelse för bland annat skattefria traktamenten, kostnadsersättningar, avdrag för ökade levnadskostnader och arbetsgivarens rapporteringsskyldigheter.

Enligt dagens regler är tjänstestället normalt den plats där den anställde utför huvuddelen av sitt arbete. Bedömningen utgår därför i stor utsträckning från var arbetet utförs. För personer som arbetar på flera platser eller under förflyttning finns särskilda regler, men tillämpningen har i hög grad utvecklats genom praxis och Skatteverkets riktlinjer. Regeringen anser att dagens regelverk i vissa situationer skapar osäkerhet eftersom tjänstestället ibland kan fastställas först i efterhand.

Den största förändringen är att tjänstestället ska fastställas utifrån hur arbetsgivaren eller uppdragsgivaren avser att arbetet ska utföras när anställningen eller uppdraget inleds, snarare än utifrån hur arbetet senare kommer att utföras i praktiken. Syftet är att skapa större förutsebarhet för både arbetsgivare och arbetstagare. Förslaget innehåller också tydligare regler för distansarbete, där frivilligt hemarbete normalt inte ska påverka tjänstestället. Samtidigt införs en ny struktur för hur ett tjänsteställe ska bestämmas när arbete utförs på flera arbetsplatser, liksom särskilda regler för bygg- och anläggningsbranschen. Om arbetsförhållandena förändras varaktigt ska en ny bedömning göras.

Tydligare koppling mellan tjänsteställe och tjänsteresa

För första gången föreslås också en definition av tjänsteresa i inkomstskattelagen: ”Med tjänsteresa avses att den skattskyldige i tjänsten befinner sig på någon annan plats än tjänstestället.” Genom att begreppet definieras direkt i lag tydliggörs sambandet mellan reglerna om tjänsteställe och tjänsteresor. Tjänsteställets placering får därmed ännu större betydelse för bedömningen av skattefria ersättningar, avdragsrätt och arbetsgivarens kontroll- och rapporteringsskyldigheter.

Framåtblickande regler kräver fortsatt noggranna bedömningar

Förslagen innebär ett skifte mot ett mer framåtblickande regelverk där bedömningen av tjänstestället utgår från hur arbetet är tänkt att utföras, snarare än hur det faktiskt har utförts i efterhand. Samtidigt kvarstår ett betydande ansvar för arbetsgivaren att göra korrekta bedömningar av vilka resor och ersättningar som omfattas av skattefrihet, vilket ställer höga krav på interna rutiner och dokumentation. De föreslagna reglerna innehåller även fortsatt vissa tolkningsfrågor som kan ge upphov till nya gränsdragningsproblem, till exempel när förhållandena ska anses ha ändrats på ett sätt som kräver en ny bedömning.

Vad innebär förslaget i praktiken?

Med tanke på förändringarna uppkommer frågan vad konsekvenserna blir för berörda parter. I praktiken kommer förslaget leda till att företag sannolikt kommer behöva göra vissa förändringar i sina nuvarande processer. Nedan presenteras några områden som arbetsgivare bör fundera över.

Avsiktsbedömning och översyn av avtal och policies

En viktig följd är att arbetsgivare bör se över hur de bedömer och dokumenterar anställdas tjänsteställe. När bedömningen i större utsträckning ska utgå från vad som är avsikten vid anställningens början blir det också viktigt att detta dokumenteras genom anställningsavtal, distansarbetsöverenskommelser och annan intern dokumentation. Vidare kan det finnas behov av att se över interna processer, för att säkerställa att det finns en tydlig rutin vid fastställande av tjänsteställe samt förståelse för effekterna som det nya regelverket kan skapa.

Kartläggning av medarbetare

Bolag med hybridarbete eller arbetsmönster som är spridda över flera platser kan behöva kartlägga vilka medarbetare som påverkas. Det kan till exempel handla om anställda som regelbundet arbetar hemifrån, från flera olika arbetsplatser eller i uppdrag där arbetsplatsen varierar över tid. Utöver kartläggningen bör det upprättas dokumentation av var respektive anställda har sitt tjänsteställe utifrån de nya reglerna.

Kommunicera förändring till medarbetare

En annan praktisk fråga är hur detta kommuniceras till medarbetarna. För personer som kan arbeta både från kontoret och hemifrån kan kontoret även framöver vara tjänsteställe, förutsatt att det är frivilligt för den anställda att utföra sitt arbete från bostaden. Därför behöver arbetsgivare vara tydliga med vad som gäller i det enskilda fallet och hur eventuella förändringar påverkar ersättningar, resor och rapportering.

Reseräknings- och lönesystem kan behöva uppdateras

I lagrådsremissen har det föreslagits ändringar i beräkning av traktamenten under tjänsteresor. Enligt förslaget kommer avdrag för måltid och småutgifter enbart genomföras via schablonbelopp. Traktamentsbeloppen kommer beräknas till 100 procent under de första 6 månaderna och 50 procent därefter. I dagsläge sänks traktamenten efter 3 månader till 70 procent och till 50 procent efter 2 år. Förslaget innebär att traktamentsnivåerna kommer att sänkas tidigare än vad som gäller idag för tjänsteresor som överstiger 6 månader. Samtidigt kommer högre traktamenten kunna betalas ut skattefritt under månaderna 4 till 6 jämfört med dagens regler.

Arbetsgivare kommer därför att behöva anpassa sina processer, reseräknings- och lönesystem samt utvärdera hur deras företag påverkas av ändringarna.