2018-12-07

Skulle du vilja få bättre överblick över kvitton i företaget och ägna mindre tid åt pappersarbete? Genom att digitalisera kvittohanteringen kan du på ett bra sätt effektivisera administrationen av utlägg och inköp. Här listar vi 5 anledningar till varför du bör hantera företagets kvitton digitalt.

Idag kan du välja mellan ett flertal digitala lösningar för kvittohantering. Nästan alla dessa gör administrationen kring kvitton betydligt enklare. Företagets personal använder sin telefon för att fota kvitton och registrerar därefter de uppgifter som behövs om utlägget direkt när transaktionen genomförs. På detta sätt blir du av med stora delar av det tråkiga jobbet att sammanställa alla kvitton i slutet av månaden. Ditt bolag sparar både tid och pengar.

Läs också: Så kan ni effektivisera med ett digitalt affärssystem

5 anledningar att hantera kvitton digitalt:

Bättre koll på kvittona

Om du använder ett kvittosystem bli risken mindre att de anställda tappar bort kvitton och chansen att de får ersättning för sina utlägg i tid ökar.

Enkelt att administrera kvitton

Systemen är vanligtvis mycket användarvänliga. För att registrera sina kvitton krävs ingen förkunskap, systemen är ofta självförklarande och lotsar användaren fram till ett färdigt utläggsunderlag. Systemen hjälper sedan till att hantera utläggen rätt i bokföringen genom bakomliggande parametrar som styr kostnaden till rätt konto. Att registrera ett kvitto på ett kostnadsställe eller projekt samt att lägga till en attest är också vanliga funktioner.

Möjliggör spårning och minimerar risk för dubbelregistrering

Genom systemet erhålls en kontrollsiffra som skrivs på kvittot innan det fotograferas. Det här möjliggör spårning av kvittot från bokföringen till kvittosystemet och vidare till det fysiska kvittot. Därigenom krymper också risken för att ett kvitto registreras flera gånger och som företagsledare kan du vara säker på att företagets utgifter bara bokförs och betalas ut en gång.

Det kan ta mycket tid att få in och hålla ordning på alla kvitton utan en digital lösning.

Flexibel hantering som sparar tid

Säkerställ att systemet du skaffar kan hantera alla typer av transaktioner, både privata utlägg och sådana som görs med ett företagskort. Att hantera företagskort kräver vanligtvis mycket resurser då alla kvitton måste redovisas för att exempelvis momsavdrag ska bli korrekt. Det kan ta mycket tid att få in och hålla ordning på alla kvitton utan en digital lösning. Många lösningar har även integration mot de större kortutgivarna vilket innebär att gjorda köp direkt importeras i systemet. Användaren ser då enkelt till vilka transaktioner ett kvitto behöver bifogas.

Informationen går enkelt att föra över till olika system

En majoritet av kvittosystemen kan synkas med olika ekonomisystem, så att bokföringen uppdateras automatiskt när ett kvitto registrerats och godkänts. Är det inte möjligt att koppla samman ditt ekonomisystem med kvittosystemet går det oftast att exportera en SIE-fil. Vissa system kan dessutom sköta export till olika typer av löneprogram, vilket gör att samma uppgifter inte behöver registreras igen för att utlägget ska kunna betalas ut. 

Hantera utlägg med appen MyBusiness Kvitto

Hur länge måste man spara ett kvitto?

Arkiveringstiden är totalt sju år enligt bokföringslagen, och kvittot ska sparas i samma format som det togs emot. Om ett kvitto fotas med telefonen och i ett system, ska papperskvittot sparas de första tre åren och därefter räcker det att den digitala kopian sparas.

 



Författare av detta blogginlägg: Cecilia Renå

Cecilia Renå arbetar med att hjälpa företag öka sin effektivitet genom ett mer digitalt arbetssätt. Hon är digital rådgivare vid Aspias kontor i Malmö.

E-post: cecilia.rena@aspia.se