2020-03-18

For information in English, please see below.

Det finns idag en osäkerhet kring hur Coronaviruset kan slå på både samhälle, näringslivet i stort, Aspia som företag, våra kunder, samarbetspartner och våra medarbetare. Aspia tar ansvar så att vi inte bidrar till att smitta sprids, tar våra medarbetares oro på allvar och säkerställer att vi kan upprätthålla leveranser till våra kunder. 

Krisorganisation aktiverad

Vi har utsett en arbetsgrupp som via dagliga möten följer utvecklingen samt myndigheternas rekommendationer vad gäller coronaviruset. Gruppen rapporterar dagligen till vd och ledningsgrupp samt uppdaterar riktlinjer löpande för våra medarbetare. Arbetsgruppen förbereder vår verksamhet utifrån olika framtida scenarier och vi har fattat vissa beslut för att vara proaktiva och minska risker. Vi bevakar noga utvecklingen och följer rekommendationerna från de myndigheter och offentliga källor på de marknader vi verkar.

Vi arbetar på distans

På Aspia har alla medarbetare tillgång till utrustning och modern infrastruktur vilket möjliggör att medarbetarna på ett effektivt och säkert sätt kan arbeta på distans vilket alla Aspias medarbetare som kan har uppmanats att göra från och med 16 mars. 

Kundleveranser

Våra leveranser inom redovisning och lön sker via molnbaserade system, vilket i grunden möjliggör distansarbete och ökad flexibilitet, utan ett större personberoende.

Våra uppdrag inom redovisning och lön bemannas av ett team. Det betyder att fler än en person har access och kan hantera de löpande processer där vi är delaktiga i våra kunduppdrag. 

Vid behov/resursbrist finns möjlighet att tilldela behörigheter till kollegor utanför ordinarie team i syfte att säkerställa leveranser till kund. 

Vårt arbetssätt och processer samt våra digitala verktyg gör att vi inte blir lika sårbara som andra verksamheter. Vi ser att vi kommer kunna leverera avtalade tjänster enligt plan.

Deadlines

Det är viktigt att lyfta att deadlines för exempelvis leverans av underlag kommer vara viktiga att följa för vår förmåga att leverera enligt avtal.

Vi träffar gärna dig om du har frågor

Om du som kund har frågor eller oroar dig för en specifik leverans, kontakta din kontaktperson på Aspia för att sätta upp ev nya rutiner utifrån den situation vi nu är i. Vi träffar gärna dig, men helst digitalt, via Teams eller liknande tjänst. 



Customer information regarding COVID-19

There is currently much uncertainty around how coronavirus will affect our society, the economy at large, Aspia as a company, our customers, our partners and our employees. Aspia is taking its responsibility to help prevent the spread of infection. We are taking our employees’ concerns seriously and adopting measures to ensure continued service delivery to our customers. 

Crisis organisation activated

We have appointed a working group to follow developments and official recommendations regarding coronavirus through daily meetings. The group reports to the CEO and senior management every day and regularly updates guidelines for our employees. The working group seeks to prepare our business for different future scenarios and we have taken a number of proactive decisions to reduce our risks. We are carefully monitoring developments and following all official recommendations from the government and public sector sources in the markets we operate in.

We are working remotely

All Aspia employees have access to equipment and modern infrastructure which enables secure and efficient remote working. All Aspia employees who are able to work remotely have been encouraged to do so since 16 March 2020. 

Customer deliveries

Our deliveries within accounting and payroll are made using cloud-based systems, which in principle enables remote working and greater flexibility without relying too much on staff being physically present.

Our assignments within accounting and payroll are staffed by a team. This means that multiple people have access and can manage the continuous processes we are involved in as part of our customer assignments. 

If necessary and in the event of resource shortages, we are able to grant permissions to colleagues outside of the regular team in order to guarantee deliveries to our customers. 

Our working procedures, processes and use of digital tools mean that we are not as vulnerable as other companies. We believe that we will be able to deliver all agreed services as planned.

Deadlines

It is important to emphasise that deadlines for the delivery of documentation, for example, must still be met in order for us to deliver our services as agreed.

We are happy to meet to address any questions

If you have any questions or concerns about a specific project or delivery, please get in touch with your contact person at Aspia to establish any new procedures that may be necessary as a result of the current situation. We will be happy to meet with you digitally using Teams or a similar service.